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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, bénéficiez du classement électronique. Mais, qu’est ce que le classification électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, factures, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques euros chaque mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou un cambriolage est évidemment possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, un cambriolage ou d’autres occasions peuvent vous faire perdre tous vos précieux papiers. Il est ainsi plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site extérieur.
Un levé d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être demandées : soit une copie parfaite qui ajoute, en plus des infos indispensables, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la nationalité française ; soit un retiré d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions concernant les parents ou enfin un extrait d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure courante, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus expédier de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour stocker vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Pour bien aménager, il faut faire la divergence entre les papiers courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques variétés de rangement pour les différents genres de papier : Les chemises à soufflet sont utiles pour disposer les documents volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents papiers concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une maison ).
La première chose que tu es en mesure de s’orienter pour assurer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les emails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les documents bénéfiques voire indispensables, tu es en mesure de opter pour leur version numérique. Quand tu reçois tes documents de facturation, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à prendre soin. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je trouve ça plus facile et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin de temps en temps, pense à en stocker une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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